ごはんと飲み物は紙一重

Pythonを中心とした、データ分析や機械学習・深層学習関連の記事を書いてます。あとは気まぐれで書く日記や大学のことなどなど・・・

新入生歓迎LT大会2018 を運営したお話

去年に引き続き運営リベンジ

connpass.com

今年は無事リベンジできたのかなってことで去年の記事になぞらえて振り返っていこうかなと思います。

↓去年

twdlab.hatenablog.com

運営の準備について

開催までの流れ ◎

  • id:anatofuz くんの経験を活かしgithub issueをつかって準備の連絡や議論をしてました。
  • 書き込まれるたびにメールに通知が来る点や、チェックボックスでタスク管理できる点はいい感じでした。
  • なので実際に開催するまでの直接的なミーティングは開催1日前の教室準備だけで済みました。すばらしい。

参加募集ページの作成 ◎

  • id:anatofuz くんにお願いしてconnpassで作成してもらいました。
  • 前回はイベントンを使ったのですが、やはり 詳細をMarkdownで記載できるのは強い。
  • 発表者登録後の連絡やタイムテーブルの調整もconnpassがエンジニア向けだし使いやすかったのではないかと。

github.com

教室予約・機材準備(外部配信) ◎

  • 去年は技術職員に前日準備だけお願いして、当日いざとなったら機材使えないし配信できてるかよくわかってないしで散々な感じでしたが今年は大丈夫でした。
  • 去年の秋LTで音響担当してもらった後輩に再度音響を頼むことができ、さらに当日始まりまでは技術職員の方に確認をお願いし放送できているところまで見ていただけました。
  • 機材準備自体は殆ど技術職員だよりではありますがだいたい説明含め30分前後かかります。

告知 ◎◎◎

去年の課題点としてあげた重要項目ですね。

  • 今年は運営をB4とB2でやっていたので、B1のようなまだネット慣れしていない学生には積極的に直接声を駆けることを中心に告知していきました。
  • twitter・slackはアタリマエのこと、学内へのポスター(チラシ)での呼びかけ、講義前後での口頭告知など、できるタイミングはすべて告知するようにしました。B2の運営の皆さんには感謝感謝。
  • おかげさまでB1は30名以上の参加者 + USTを見てくれたB1のみんな ということで去年に比べ万々歳な参加人数でした。

開催中について

役割分担について

今年は運営メンバーが7名居たので、

・全体進行 ・懇親会のピザ購入班(後ほど) ・音響担当 ・twitterとtogetterまとめ ・タイムキーパー

をそれぞれ2つくらい掛け持ちしてやっていきました。去年の秋LTにてピザ懇親会を開催して良さげだったので今年のLT大会にも持ってきた感じです。

前年との変更点

  • 発表スケジュールの整理
    • 発表5分+質問3分+発表者入れ替え2分の10分で回したおかげでだいぶスケジュール通りに動けた(むしろ30分くらい早かった)です。
  • 質問の多いスライドには懇親会での質問を促した
  • これによって時間をしっかりと守ることができました。この方法とっても良さげなのでおすすめ。
  • 臨機応変な対応

    • 当日は30分ほど早い進行になったので飛び入りを3名ほど受け入れLT発表を行いました!事前の準備あっての柔軟な対応ができたのかなと。
  • 懇親会の開催

    • 懇親会を開催し、新入生と3年次編入生を無料にすることで、新入生を呼び込み、また在学生には新入生との顔合わせとピザを兼ねることで誘っていきました。
    • 結果的に在学生も新入生も合わせて60名ほど参加(30 + 30)していただき盛り上がる懇親会となりました。
    • 今回はピザをXL30枚(約60K)と飲み物やコップ(5K)などを購入し、在学生に1.5K徴収する形で懇親会を開催したのですが、在学生30名超えるといい感じに収支が合いました。ただXL30枚で各学生がお腹いっぱい食べてもピザが約5枚程余るくらいだったので来年は20から25枚程度で良いかもしれないです。
    • お金はもし余ったら追々開催される新入生歓迎会や、次のLTの懇親会予算に回してもいいかもしれないですね。今年はわりとぴったしな感じでした(学生で大金を扱う際には慎重にね!)

運営まとめ

箇条書きでずらずら並べていきましたが、これをKPT分析でまとめると、

Keep

  • 新入生がたくさん(30名+α)参加してくれた!新入生歓迎LT大会として役割を果たせた!
  • 事前の準備や当日の臨機応変な対応によるスムーズな運営
  • LT大会と懇親会をたくさんの学生に楽しんでもらえた

Problem

  • 1人あたりの発表スケジュールが若干あれ

    • 今回は早め早めに進んでいたので問題はなく、中には10分話す人も居て臨機応変にできたのですが、もし遅れ気味に進行があるならわりときっちり5分で終わらせてもいいんじゃないかと。
  • ピザ注文でのエラー

    • 実は15枚注文予定がなんと25枚と伝わっていたらしく、それに人数を見て追加が必要だとおもって+5枚というわけで今回30枚あったわけです。
    • 結果的に運営が大きなお金を負担する自体にならなくてよかったのですが、やはりお金は大切です。注文する際にも念のため相手先に確認を取りましょう。

Try

  • 後輩への引き継ぎ
    • 運営したことある先輩+初めて運営をやる後輩のコンビはだいぶ良さげな感じだったので、今後もそれだといいかも。
    • そして運営してみて思ったことや感じたことはぜひなにかの形に残しましょう。ブログなりtwitterなりなんなりと。

というわけで長々と書きましたが運営の振り返りです、前回と比較してとても良いLT大会になったので、次回以降もいい感じにLT大会が開催できるといいですね。というわけで振り返りおしまい。

おまけ

一応運営兼発表者ということで発表もしてまいりました。新入生にぜひとも読んでいただきたいです。